Fallstudie: Executive Search für einen Logistikdienstleister

Die Logistikbranche stöhnt unter Fachkräftemangel. Oft können Vakanzen nicht besetzt werden. Da gilt es zu hinterfragen, ob alle Möglichkeiten ausgeschöpft werden, um Kandidaten zu finden. Eine dieser Optionen ist die Anspruchnahme eines Headhunters. Diese kennen in der Regel gute Kandidaten, vor allem, wenn es sich um Branchenspezialisten, hier in der Logistik, handelt. Christoph Szakowski zeigt in einer Fallstudie, wie die Zusammenarbeit mit Headhuntern in der Logistik erfolgreich gestaltet werden kann.

Von: Christoph Szakowski

Ausganslage

Ein asiatisches Unternehmen, welches zu einem der größten und komplexen Logistikanbietern weltweit gehört, hatte vor einige Jahren erkannt, dass sein Marktanteil in der Region CEE etwas unterentwickelt war und nicht den Ambitionen der Muttergesellschaft entsprach. Es fehlte in Ländern wie Polen, der Slowakei oder der Tschechischen Republik am Know-How und an Personal, um den lokalen Markt mit voller Kraft anzugehen, eigene Kunden selbstständig zu entwickeln und die Landesorganisationen zu einem ernstzunehmenden Player zu machen.

Der globale Logistics Provider traf die Entscheidung, diese Umstände langfristig zu verändern und für seine Ambitionen entsprechende Führungspersönlichkeiten, Logistikmanager und andere Mitarbeiter zu finden. Den Headhunter kannte man als einen Spezialisten für Executive Search in der Region und so kam es nach einigen Gesprächen auch zum Entschluss über eine Zusammenarbeit.

Aufgaben

Nach gemeinsamen Gesprächen und Überlegungen, an denen das Management des Logistikanbieters und der Headhunter teilnahmen, erkannte man, dass die Liste der vakanten Positionen eine Vielzahl unterschiedlicher Anforderungen umfasste, wobei man –  was in der Branche fast selbstverständlich ist – als Kandidaten nur Manager mit Logistikwerdegang in Betracht ziehen wollte.

Folgende Positionen sollten besetzt werden:

• Branch Manager mit Budgetverantwortung, wobei man einen Manager-Allrounder (Kenntnis aller Verkehrsträger) suchte und vor allem auf entsprechende Führungsqualitäten setzte: Kommunikationsstärke, Hands-on approach, strategische Kundenorientierung
• Sales Manager, die sich einerseits am Markt und in den weltweiten Strukturen des Konzerns effizient bewegen sollten, um die Aufmerksamkeit der Global Accounts auf die Region Mittel- und Osteuropa zu lenken, und andererseits vom Typ her Hunter sein sollten, die den Kontakt konsequent und selbstsicher zu neuen Kunden aufbauen und pflegen sollten, um mittel- und langfristig, daraus Geschäftspotentiale zu generieren.
• Inside Sales Support Spezialisten zur Unterstützung der Kunden- und Tenderarbeit sowie zur Entlastung der Vertriebsmanager von der administrativen Arbeit, aber auch mit den Aufgaben, in den Ländern einen Market Research zu betreiben im Hinblick auf ernstzunehmende Business Opportunities.
• Regional Key Account Manager zur Kundenentwicklung und einer effizienten Geschäftskoordination in der ganzen Region. Der Head des regionalem KAM sollte auch die Aufgabe übernehmen, die jüngeren Kollegen, entsprechend zu coachen und den Vertrieb, der früher eher auf Einzelleistungen einiger Mitarbeiter beruhte, strukturell aufzustellen, um so nah wie möglich am Kunden und den Marktanforderungen zu sein.

Herausforderungen und Lösungen

Wie überbrückte man die Schwäche, die darin bestand, dass – obwohl das Unternehmen weltweit zu den Top 15 Logistikkonzernen gehörte – in der Region CEE als Arbeitgeber nicht ausreichend bekannt war?

Ein für die jeweiligen Gruppen der Kandidaten angepasster und individueller Brief wurde vorbereitet und zog sich auch als Leitfaden durch Erstgespräche der Headhunter. Es wurde eine Growth Mission vorgestellt bei einem Unternehmen, welches langfristig auch lokal zu den wichtigsten Marktteilnehmern gehören wird, sobald Leute mit Weitblick, Geduld, einer ausgeprägten Kundenorientierung und hands-on Approach eingestellt werden.

Sicherstellung einer erfolgreichen Rekrutierung

Gemeinsam und ausgehend vom Bedarf des Kunden wurden einige Rekrutierungs-KPIs erstellt, die auf den Erwartungen des Logistikanbieters, insbesondere in den zwei wichtigsten Bereichen beruhten: Qualität der vorgestellten Kandidaten und die gesamte Zeitdauer des Projektes bis zur Einstellung.  Alle Stakeholder auf der Seite der Firma wurden entsprechend gebrieft.

Gemeinsam und ausgehend vom Bedarf des Kunden wurden einige Rekrutierungs-KPIs erstellt.

Wie stellte man sicher, dass der Ablauf der Vorstellungsgespräche erfolgreich war, d.h. dem Arbeitgeber die Möglichkeit bot, die entsprechenden Kandidaten zu bewerten und zu vergleichen und andererseits für die Kandidaten interessant war?

In den Briefings haben die Headhunter auf die wichtigsten Punkte einer erfolgreichen Rekrutierung hingewiesen und diskutierten auch offen unterschiedliche Fallstricke und Fehler, die möglich sind, und wie man diese vermeidet. Dies betraf u. a. die Techniken, die in den Interviews zu nutzen sind, die Fragenarten, die für nicht aktiv suchende Manager wichtig sind, wie man die „pain points“ der Kandidaten entdeckt und wie vor allem das Gespräch den verkäuferisch-bewertenden Charakter behalten kann, der entscheidend für den Erfolg des Prozesses ist.

Dadurch gingen die Unternehmensvertreter vorbereitet in die jeweiligen Vorstellungsgespräche. Wenn zwischen den verschiedenen Etappen der Rekrutierung Fragen oder Unsicherheiten auftauchten, dienten die Consultants als Sparring Partner und standen mit Rat und Tat zur Verfügung. Ebenso wurde der Kontakt zu den Kandidaten während des Prozesses behalten, was ein vollständiges Feedback anging und eventuelle Rückfragen oder Sorgen der Kandidaten, die in Interviews selbst nicht hinreichend artikuliert wurden.

Das erfolgreiche Ergebnis der Kandidatensuche

Am Ende des Auftrages stand folgendes Ergebnis fest:

1. Von den 10 mandatierten Rollen wurden 9 Projekte erfolgreich und im geplanten Zeitrahmen zu Ende gebracht, d.h. Kandidaten wurden gefunden und eingestellt (eine Position im Sales Support wurde intern beim Logistikdienstleister besetzt)
2. Im Ergebnis konnte der Logistikanbieter signifikant kürzere time-to-fill erreichen (von ursprünglich 6 Monaten auf 2 Monate im Durschnitt pro Position)
3. 90% der, vom Headhunter vorgeschlagenen, Kandidaten wurden interviewt. Damit wurde eine um 85% niedrigere Rejektionsrate der Bewerber erreicht (gegenüber anderen früheren Rekrutierungsmethoden)
4. Zeit zum Vorstellungsgespräch – ein sehr wichtiges Kriterium, insbesondere zu Zeiten des oft zitierten Fachkräftemangels in der Logistikbranche, wurde von drei Monaten auf zwei bis drei Wochen verkürzt
5. Hohe Qualität der eingestellten Manager und Spezialisten wurde erreicht. Acht von neun eingestellten Kandidaten arbeiteten im Unternehme auch 4 Jahre nach dem Start
6. Zusätzlich wurde Diskretion und Wahrung der Kundeninteressen erzielt, da der Search im anonymen Format realisiert worden ist, um Vertraulichkeit im äußerst wettbewerbsintensiven Logistikmarkt sicherzustellen

Fazit

Zusammenarbeit mit einem Headhunter, der ein Spezialist in der Logistikbranche ist, kann Logistikanbietern und Speditionen langfristige Wettbewerbsvorteile sichern.

Christoph Szakowski ist Managing Partner von LogCon East, einem auf die Logistikbranche spezialisierten Executive Search und Consultingunternehmen, welches seit 15 Jahren Kunden unterschiedlicher Größe und Ausrichtung hilft, Management und Spezialisten zu finden. Christoph agiert von Warschau aus, sowohl in Mittel- und Osteuropa als auch im deutschsprachigen Raum.

Der Diplom-Kaufmann (Uni Hamburg) besitzt eine 24-jaehrige Branchenerfahrung und war Manager u. a. bei LKW WALTER, Logwin AG und DB Schenker. Er spricht Deutsch, Englisch, Polnisch und Russisch und sieht sich als einen international agierenden „Brückenbauer“ zwischen Unternehmen und Kandidaten.  www.logconeast.com/

 

Fotos: © Loginfo24