Die manuelle Prüfung von Frachtrechnungen bindet wertvolle Ressourcen und ist fehleranfällig – eine Herausforderung, die PUMA am Hauptsitz in Herzogenaurach gezielt angehen wollte. Das Unternehmen beschäftigt weltweit 22.000 Mitarbeitende und erwirtschaftete im Jahr 2024 einen Jahresumsatz von 8,8 Milliarden Euro. Sein globales Logistiknetzwerk erstreckt sich über 120 Länder.
(Greven/Herzogenaurach) Die Warenverteilung erfordert ein entsprechend komplexes System mit hohen Ansprüchen an Effizienz und Transparenz. Um insbesondere die Prüfung von Frachtrechnungen zu automatisieren, entschieden sich PUMA Central Europe und PUMA Retail für das Transportmanagementsystem (TMS) WinSped der LIS Logistische Informationssysteme GmbH. Seit Februar im Einsatz, ermöglicht es die systemgestützte Prüfung von Rechnungen, das automatische Hinterlegen von Frachtraten und die schnelle Identifikation von Unstimmigkeiten. Das Ergebnis: Bereits in der ersten Ausbaustufe sorgen mehr Transparenz und eine spürbare Zeitersparnis für Entlastung im Tagesgeschäft.
Im globalen Headquarter in Herzogenaurach arbeitet Marco Amling im Großhandelsvertrieb für Central Europe: „Über unsere Handelspartner bedienen wir den Markt flächendeckend – mit entsprechend hohem Volumen und hoher Taktung.“ Eine reibungslose, transparente und skalierbare Logistik ist dabei entscheidend, um Großkunden sowie zahlreiche Sportvereine zuverlässig mit dem vollständigen Produktportfolio zu beliefern.
Um auch die kaufmännische Seite dieser Prozesse effizient zu steuern, suchte PUMA nach einer automatisierten Lösung zur Frachtrechnungsprüfung. Das Ziel war, die eingehenden Abrechnungen bei Warenströmen dieser Größenordnung schneller, genauer und skalierbarer prüfen zu können. „Wir setzen nicht nur im physischen Warenfluss unserer Distributionszentren auf Transparenz und automatisierte Abläufe, sondern auch in der kaufmännischen Abwicklung“, erklärt Amling. Das Sportunternehmen entschied sich nach sorgfältiger Marktanalyse für die Webversion des Transportmanagementsystems (TMS) WinSped der LIS.
Digitale Lösung für die Frachtkostenkontrolle
PUMA Central Europe und PUMA Retail erhalten zu Jahresbeginn die Frachtraten der Speditionen, aufgeschlüsselt nach Zielländern und Postleitzahlen. Das sind etwa acht bis zehn eingehende Rechnungen pro Woche, in denen die Transportkosten für rund 600 Sendungen gebündelt abgerechnet werden. Dabei muss etwa geprüft werden, ob die abgerechneten Kosten für eine bestimmte Anzahl an Paletten in eine bestimmte Region korrekt waren. Mit der Einführung von WinSped verläuft dieser Prozess weitgehend automatisiert. Die zur Verfügung gestellten Frachtraten sowie diverse zusätzlich anfallende Kosten – etwa für Avisierung, Lagerung oder eine zweite Zustellung – werden standardmäßig im System hinterlegt. Beim Eingang einer Speditionsrechnung erfolgt automatisch ein Abgleich mit den zuvor gespeicherten Konditionen. Die Software prüft, ob die Rechnung korrekt ist, und zeigt eventuelle Abweichungen an. Bei Unstimmigkeiten erfolgt die Klärung mit der zuständigen Spedition. Auf diese Weise sorgt die Software von LIS für eine deutlich höhere Effizienz und Transparenz im Abrechnungsprozess.
Für die Entscheidung zugunsten der LIS-Lösung waren neben der Funktionalität auch die flexible Anpassbarkeit an PUMAs Anforderungen ausschlaggebend. „WinSped funktioniert in der Praxis sehr zuverlässig, daher möchten wir das System künftig noch breiter in unsere Abläufe integrieren“, sagt Amling, der als Projektverantwortlicher auf Seiten von PUMA Central Europe für die Implementierung des TMS zuständig ist. Bislang wird das System vorrangig für die Prüfung der Frachtrechnungen eines zentralen Spediteurs im Wholesale-Bereich eingesetzt, also dort, wo das größte Sendungsvolumen anfällt. Aber auch eine weitere Spedition im Retail-Segment, die für die Belieferung der PUMA-Stores europaweit verantwortlich ist, ist bereits an das System angebunden. „Mittelfristig planen wir, zusätzliche Speditionen in die automatisierte Rechnungsprüfung zu integrieren und weit ere Module zu nutzen, beispielsweise das Sendungstracking“, so Amling. Ziel sei es, WinSped sukzessive als eine umfassende Plattform für Transportabwicklung und -kontrolle zu nutzen, die abteilungsübergreifend eingesetzt wird.
Schnelle Hilfe, klare Kommunikation, stabile Technik
Als im Februar das neue TMS für PUMA live geht, liegt eine intensive Einführungsphase in das System hinter Amling. „Die Implementierungsphase wurde von zwei festen Ansprechpersonen seitens der LIS begleitet, die nicht nur mit fachlicher Kompetenz überzeugten, sondern auch mit ihrer schnellen Reaktionszeit, Verlässlichkeit und offener Kommunikation“, sagt Amling. Die Zusammenarbeit sei zu jeder Zeit angenehm und kooperativ verlaufen.
Auch in puncto Benutzerfreundlichkeit punktet WinSped: Die Oberfläche ist übersichtlich gestaltet, das System stabil und zuverlässig. Aktuell wird das Tool von zentralen Mitarbeitenden im Bereich der Rechnungsprüfung genutzt, eine Ausweitung auf weitere Kolleginnen und Kollegen sei durch interne Schulungen in Planung.
Effizienzgewinn mit Perspektive
Seit der Einführung hat sich die Arbeitsweise in der Frachtrechnungsprüfung bei PUMA Central Europe und PUMA Retail deutlich verändert: Prüfungen verlaufen zunehmend automatisiert, Prozesse sind standardisiert und Fehlerquellen werden minimiert. Der automatisierte Abgleich mit den hinterlegten Frachtraten sorgt heute für mehr Transparenz, schnellere Durchlaufzeiten und eine bessere Nachvollziehbarkeit. Rückfragen an Speditionen lassen sich auf Basis klar strukturierter Daten gezielter und effizienter klären.
„Mit WinSped haben wir eine leistungsfähige Lösung gefunden, die unsere Anforderungen zuverlässig erfüllt und zugleich Raum für zukünftige Erweiterungen bietet“, fasst Amling zusammen. „Die operative Abstimmung mit der LIS war vom ersten Tag an partnerschaftlich, lösungsorientiert und geprägt von einem hohen Maß an Professionalität. Wir sehen in dem System großes Potenzial, unsere Transportprozesse auch über die Frachtrechnungsprüfung hinaus noch weiter zu optimieren.“
Foto: © Puma / Bildlegende: Puma-Hauptsitz in Herzogenaurach
