De ultieme leverancierschecklist voor logistieke bedrijven

Elke leverancier en elk bedrijf is uniek in zijn werkwijze. Verschillende processen en teams vereisen verschillende eisen, en de manier waarop logistieke bedrijven een succesvolle relatie met hun leveranciers onderhouden, varieert. Eén ding dat, ongeacht de leverancier, gelijk blijft, is de noodzaak van een uitgebreid en positief onboardingproces voor leveranciers.

Van: Uwe Stroh

(Frankfurt/Main) Een manier om de consistentie van het onboardingproces te waarborgen, is het opstellen van een algemene checklist. Hoewel elke specifieke ervaring enkele aanpassingen kan vereisen, helpt deze basisrichtlijn ervoor te zorgen dat bedrijven best practices volgen en de leveranciers op de juiste voet starten.

Stap 1: Evaluatie

Om een relatie succesvol te laten zijn, moeten beide partijen elkaar grondig evalueren. Kennis van de staat van dienst, de financiële ontwikkeling en de naleving van regelgeving van de leverancier helpt logistieke bedrijven te bepalen of een partnerschap voordelig is. Ze willen ervoor zorgen dat hun zakenpartner betrouwbaar is en aan de specifieke eisen kan voldoen. Wanneer bedrijven beginnen met de evaluatie van de leveranciers, moeten ze het volgende controleren:

• Prestatiehistorie van de leverancier
• Duurzaamheidsbewijzen en hun relevantie
• Kredietwaardigheid en de financiële gegevens
• Naleving van de relevante branchevoorschriften en regionale regelgeving

Bovendien moeten bedrijven een ethische code opstellen die door de leverancier bindend wordt ondertekend.

Stap 2: Eisen en goedkeuringen

De evaluatie toont aan dat een partnerschap voordelig zou zijn. Nu is het tijd om de specifieke eisen te onderhandelen. In deze fase moeten bedrijven en leveranciers transparant communiceren over hun verwachtingen. Deze directe communicatie helpt bij het beheren van de verwachtingen en het verantwoordelijk houden van het proces. Alle partijen hebben een duidelijk begrip nodig van de verantwoordelijkheden van elk lid. Bedrijven moeten alle commandoketens voor goedkeuringen of noodzakelijke contactpunten vaststellen. Onboarding-checklist:

• Omvang van de eisen
• Alle doorlooptijdschema’s
• Bestelprocessen en eisen
• Prijsstructuur
• Betalings- of kredietvoorwaarden
• Leveringsnormen
• Vereiste trainingen

De lijst bevat algemene informatie. Specifieke sectoren kunnen aanvullende eisen en goedkeuringen vereisen. Evenzo kan de specifieke onboarding-checklist er anders uitzien of unieke eisen bevatten.

In sommige situaties hebben leveranciers een intensiever eisen- en goedkeuringsproces nodig. Voor deze hogere of strategische leveranciers moeten bedrijven extra punten aan hun checklist toevoegen. Als de lijst zeer gedetailleerd en uitgebreid is, is het zinvol om een vertegenwoordiger aan te wijzen die de leverancier door het proces leidt.

Stap 3: Verzameling van leveranciergegevens en -informatie

Een online portal biedt de betrouwbaarheid en efficiëntie voor een vlot onboardingproces. Leveranciers kunnen hier hun gegevens invoeren en het onboardingproces versnellen. Beide partijen hebben te allen tijde toegang tot de gegevens. Dit creëert transparantie en vertrouwen en verbetert de algehele organisatie. De volgende informatie moet minimaal aanwezig zijn:

• Naam, e-mail en individuele contactgegevens
• alle vereiste licentiedocumenten
• alle aanvullende leverancierscontacten en hun titels

Toegang tot leveranciersinformatie verduidelijken

Iedereen die bij het proces betrokken is, moet toegang hebben tot de leveranciersinformatie en de compliance-richtlijnen en contactpersonen kennen. Dit omvat onder andere:

• Klantbeheerders
• Aankoopmedewerkers
• Hoofd van het magazijn
• Alle relevante afdelingen

Tenzij de leveranciersinformatie zeer gevoelig is of de betreffende leverancier een strategische partner is, is het raadzaam om alle informatie transparant te communiceren. Voor een succesvol leveringsproces moeten bedrijven ervoor zorgen dat ze de nodige trainingen aanbieden en open vragen beantwoorden.

Tip: FAQ-document

De meest gestelde vragen in een FAQ-document opnemen, zodat ze voor toekomstige trainingen kunnen worden gebruikt en initiële richtlijnen regelmatig kunnen worden herzien.

Het onboardingproces is de eerste stap in de nieuwe samenwerking met een leverancier. Het is belangrijk voor beide partijen om een positieve ervaring te creëren. Sterke partnerschappen beginnen met duidelijke verwachtingen en eerlijke communicatie. Met behulp van de checklist kunnen logistieke bedrijven ervoor zorgen dat ze grondig te werk gaan bij het onboarden van hun leveranciers.

Checklist voor het leveranciers-onboarding (in het Engels): https://hub.tradeshift.com/supplier-management/supplier-onboarding-checklist

Uwe Stroh, Diplom-Ingenieur FH, Director Sales DACH en Oost-Europa bij Tradeshift. Leidinggevende ervaring in diverse sectoren (o.a. telecom en IT).

Tradeshift publiceert elk kwartaal de “Index of Global Trade Health”. Onlangs is de huidige index voor het 2e kwartaal van 2021 gepubliceerd:

 

https://hub.tradeshift.com/wp-content/uploads/sites/3/2021/07/Tradeshift-Index-of-Global-Trade-Health-Q2-2021.pdf

 

www.tradeshift.com/de