Jeder Lieferant und jedes Unternehmen sind einzigartig in seiner Arbeitsweise. Unterschiedliche Prozesse und Teams erfordern unterschiedliche Anforderungen, und die Art und Weise, wie Logistik-Unternehmen eine erfolgreiche Beziehung zu ihren Lieferanten pflegen, variiert. Eine Sache, die unabhängig vom Lieferanten gleichbleibt, ist die Notwendigkeit eines umfassenden und positiven Onboarding-Prozesses für Lieferanten.
Von: Uwe Stroh
(Frankfurt/Main) Eine Möglichkeit, die Konsistenz des Onboarding-Prozesses zu gewährleisten, ist die Erstellung einer allgemeinen Checkliste. Während jede spezifische Erfahrung einige Anpassungen erfordern kann, hilft diese grundlegende Richtlinie, sicherzustellen, dass Unternehmen Best Practices befolgen und die Lieferanten auf dem richtigen Fuß starten.
Stufe 1: Bewertung
Damit eine Beziehung erfolgreich sein kann, müssen sich beide Parteien gegenseitig gründlich bewerten. Die Kenntnis der Erfolgsbilanz, der finanziellen Entwicklung und der Einhaltung von Vorschriften des Lieferanten unterstützt Logistik-Unternehmen dabei, festzustellen, ob eine Partnerschaft vorteilhaft ist. Sie möchten sicherstellen, dass ihr Geschäftspartner zuverlässig ist und die spezifischen Anforderungen erfüllen kann. Wenn Unternehmen mit der Evaluierung der Anbieter beginnen, sollten sie Folgendes prüfen:
Leistungsbilanz des Lieferanten
Nachhaltigkeitsnachweise und deren Relevanz
Kreditwürdigkeit und die Finanzdaten
Einhaltung der einschlägigen Branchenvorschriften und regionalen Regelungen
Zudem sollten Unternehmen einen Ethikkodex erstellen, der vom Lieferanten verbindlich unterzeichnet wird.
Stufe 2: Anforderungen und Genehmigungen
Die Bewertung zeigt, dass eine Partnerschaft von Vorteil wäre. Nun ist es an der Zeit, die spezifischen Anforderungen auszuhandeln. In dieser Phase müssen Unternehmen und Lieferant transparent über ihre Erwartungen kommunizieren. Diese direkte Kommunikation hilft dabei, die Erwartungen zu steuern und den Prozess zu verantworten. Alle Parteien benötigen ein klares Verständnis der Verantwortlichkeiten eines jeden Mitglieds. Unternehmen sollten alle Befehlsketten für Genehmigungen oder notwendige Kontaktpunkte festlegen. Onboarding-Checkliste:
Umfang der Anforderungen
Alle Vorlaufzeitpläne
Bestellprozesse und Anforderungen
Preismatrix
Zahlungs- oder Kreditbedingungen
Lieferstandards
Erforderliche Schulungen
Die Liste enthält allgemeine Informationen. Spezifische Branchen können zusätzliche Anforderungen und Genehmigungen erfordern. Ebenso kann die spezifische Onboarding-Checkliste anders aussehen oder einzigartige Anforderungen enthalten.
In manchen Situationen benötigen Lieferanten einen intensiveren Anforderungs- und Genehmigungsprozess. Für diese höherwertigen oder strategischen Lieferanten sollten Unternehmen zusätzliche Punkte in ihre Checkliste aufnehmen. Wenn die Liste sehr detailliert und umfangreich ist, ist es sinnvoll, einen Vertreter zu benennen, der den Lieferanten durch den Prozess führt.
Stufe 3: Erfassung von Lieferantendaten und -informationen
Ein Online-Portal bietet die Zuverlässigkeit und Effizienz für ein zügiges Onboarding. Lieferanten können hier ihre Daten eingeben und den Onboarding-Prozess beschleunigen. Beide Parteien haben jederzeit Zugriff auf die Daten. Das schafft Transparenz sowie Vertrauen und verbessert die Gesamtorganisation. Die folgenden Informationen sollten mindestens vorhanden sein:
Name, E-Mail und individuelle Kontaktdetails
alle erforderlichen Lizenzdokumente
alle zusätzlichen Lieferantenkontakte und deren Titel
Verfügung über Lieferanteninformationen klären
Jeder, der am Prozess beteiligt ist, sollte Zugang zu den Lieferanteninformationen haben und die Compliance-Richtlinien sowie Ansprechpartner kennen. Dazu gehören u.a.
Kundenbetreuer
Mitarbeiter im Einkauf
Leiter des Lagers
Alle relevanten Abteilungen
Sofern die Lieferanteninformationen nicht hochsensibel sind oder der betreffende Lieferant ein strategischer Partner ist, empfiehlt es sich alle Informationen transparent zu kommunizieren. Für einen erfolgreichen Lieferprozess sollten Unternehmen sicherstellen, dass sie die notwendigen Schulungen anbieten und offene Fragen beantworten.
Tipp: FAQ-Dokument
Die am häufigsten gestellten Fragen in ein FAQ-Dokument einfügen, um sie für künftige Schulungen zu nutzen und anfängliche Richtlinien in regelmäßigen Abständen überprüfen.
Der Onboarding-Prozess ist der erste Schritt in die neue Partnerschaft mit einem Lieferanten. Es ist wichtig für beide Parteien positive Erfahrung zu schaffen. Starke Partnerschaften beginnen mit klaren Erwartungen und ehrlicher Kommunikation. Mit Hilfe der Checkliste können Logistik-Unternehmen sicherstellen, dass sie beim Onboarding ihrer Lieferanten gründlich vorgehen.
Uwe Stroh, Diplom-Ingenieur FH, Director Sales DACH und Eastern Europe bei Tradeshift. Führungserfahrung in diversen Branchen (u.a. Telecom und IT).
Tradeshift veröffentlicht quartalsweise den „Index of Global Trade Health“. Soeben ist der aktuelle Index für das 2. Quartal 2021 veröffentlicht worden:
